Jira-初心者向け: 作業を楽にする 7 つのトリック

もし新しい会社やチームに参加し、Jiraに圧倒されていると感じているなら、心配しないでください！最初は何もかもが意味不明に感じられるのは普通のことです。フラストレーションを感じたり、イライラすることもあるかもしれません。

しかし、Jiraを完全に諦める前に、生活を楽にするためのいくつかの方法を試してみてください。まず覚えておいてほしいのは、Jiraは一見複雑そうに見えるかもしれませんが、実際にはいくつかのシンプルな原則に基づいて構築されています。これらの原則を理解すれば、Jiraをより簡単に使いこなし、ボードや課題を管理できるようになります。また、Jiraは多くのカスタマイズオプションを提供していますが、ほとんどの会社では基本設定を最小限のカスタマイズで使用しています。そのため、基本を習得すれば十分対応できるでしょう。

1. Jiraの階層を理解する

Jiraを使いこなす鍵は、その階層構造を理解することです。Jiraには明確な階層があります。最上位にはJiraインスタンス（サイト全体）、その下に各プロジェクトがあります。通常、各プロジェクトは特定のチームや製品、プロジェクトを表します。Jiraに飛び込む前に、どのプロジェクトを使用する必要があるかを確認しましょう。プロジェクトは、「Sending Man to Moon」のような名前や、いくつかの文字からなるキー（例：SMM）で識別されます。それぞれの課題には、プロジェクトキーと番号が含まれたユニークな識別子（例：SMM-23 - Build a spaceship）が付与されます。

プロジェクト内には、いくつかの課題タイプがあります。一般的には、Epic、Story、Task、Bug、Subtaskが使用されます。Epicは親課題タイプで、関連する課題をまとめて追跡するのに役立ちます。大規模な製品機能やマイルストーン、分解が必要な複雑な作業に最適です。Story、Bug、Taskなどの課題タイプはEpicの下に配置され、さらにSubtaskに分解することができます。ほとんどのプロジェクトでは、Epic、その他の課題、Subtaskという3層の階層があります。

2. ボードをブックマークする

Jiraで最も便利な機能の1つはボードです。ボードは、あらかじめ設定されたパラメータに基づいて課題を一覧表示します。ボードは、単一のプロジェクト内のすべての課題を表示する場合もあれば、複数のプロジェクトからラベルなどの共通パラメータでフィルタリングされた課題を表示する場合もあります。Jiraには、使用するフレームワークに応じて、ScrumボードとKanbanボードの2種類があります。多くのチームでは通常1つのボードしか使用せず、それは特定のプロジェクトに紐づいています。

ただし、チームに複数のプロジェクトがある場合、目的のボードを見つけるのは面倒です。この手間を省くために、日常的に使うボードをブックマークしておきましょう。これにより、毎回複数のプロジェクトをクリックして探す必要がなくなります。適切なボードを見つけるのはJiraで最も難しい作業の1つなので、時間を無駄にしないようにしましょう。

3. 高度な課題検索を練習する

Jiraの高度な課題検索は非常に便利な機能ですが、初心者には圧倒されるかもしれません。しかし、一度にすべてを学ぶ必要はありません。まずは、次のような簡単な検索から始めてみましょう。検索バーに「assignee=“あなたの名前”」と入力すると、自分に割り当てられた課題のみを表示するフィルターが作成されます。これを基礎として、ANDや「project=“プロジェクト名”」などのオペレーターや関数を追加して検索をさらに絞り込むことができます。これにより、特定のプロジェクトに属する自分宛ての課題を表示できます。

Jiraのフィルターを練習することで、複雑なシナリオに基づいて課題を検索する能力を徐々に拡大できます。自分に割り当てられた課題や特定のステータスの課題、特に注意が必要な課題を常に見つけることができるようになります。高度な課題検索は習得に時間がかかるかもしれませんが、一度マスターすればJiraでの作業管理に非常に強力なツールとなります。

4. 自分専用のボードやダッシュボードを作成する

Jiraの強力な機能の1つに、自分専用のボードやダッシュボードを作成できることがあります。これはカスタマイズされたビューを作成し、自分にとって最も重要な課題を表示できる機能です。必要に応じて何個でもボードやダッシュボードを作成できますが、組織内の他の人には影響しません。また、個人用ダッシュボードを自分のスペースに保持することで、他の人がアクセスできないようにすることも可能です。

この機能の魅力は、個人用ボードやダッシュボードにフィルターを設定できることです。これにより、自分専用の課題を追跡し、見逃さないようにすることができます。また、自分の作業に関連する課題の進捗状況を簡単に監視することもできます。課題がきちんと割り当てられていることを確認すれば、それらがボードに表示されるようになります。この機能を活用すれば、ワークフローを大幅に改善し、自分の作業を効率的に管理できるようになります。

5. ラベルを活用する

Jiraには、課題を分類、優先付け、管理するための便利なツールがいくつかありますが、その中でもラベルは特に有用です。ラベルを作成するのは簡単です。課題の「ラベル」フィールドにカーソルを合わせ、追加したいラベルを入力するだけです。入力中に既存のラベルが候補として表示されますが、新しいラベルを追加することも可能です。

例えば、会社で唯一の法務担当者で、Jira内で注意を要する課題を見逃したくない場合、該当する課題のラベルフィールドに「legal」と入力しておくだけです。大規模な組織で数千ものラベルが存在する場合は、どのラベルを使用するべきか、チームに確認すると良いでしょう。一般的に、ラベルを追加することで問題が生じることはほとんどありませんし、チームにとっても特に悪影響はありません。

6. ボードをランクで並べ替える

Jiraでは、課題をドラッグ＆ドロップで簡単に並べ替え、ボード上の順序を変更できます。ただし、この機能を有効にするためには、ボードフィルターに「ORDER BY Rank ASC（またはDESC）」というコードが含まれている必要があります。Jiraボードの使い方に慣れたら、ボード設定を確認し、このコードがフィルターに含まれていることを確認してください。これにより、課題の優先順位付けがスムーズに行えます。

なお、1つのボードで課題の順序を変更すると、その課題が表示されている他のボードでも順序が変更されます。この機能を活用することで、最も重要な課題をリストの上部に配置し、作業の優先順位を明確にすることができます。

7. 一括変更を活用する

Jiraの一括変更機能は、複数の課題を同時に更新できる強力なツールです。Jiraの高度な検索に慣れたら、特定の条件に基づいて課題をフィルタリングし、変更したい課題を選択して一括アクションを適用できます。例えば、課題を別のプロジェクトに移動したり、ステータスを変更したり、アサイン先やラベル、コンポーネントなどの属性を修正したりすることができます。

ただし、一括変更を使用する際は慎重に行動してください。一度に多くの課題に影響を与える可能性があるため、変更する前に選択した課題が正しいか、変更内容が他のチームメンバーやプロセスに影響を及ぼさないかを必ず確認してください。また、一部の変更は、特定のステータスやプロジェクト、課題タイプに制限される場合があります。これらの注意点を守れば、一括変更機能は多くの時間と労力を節約し、個別の課題を1つずつ更新する手間を省くことができます。

Jiraは非常に強力なツールであり、最初は圧倒されるかもしれませんが、少し練習すれば、プロジェクトを効率的に管理するための最良の味方となります。ワークフローを合理化し、面倒な作業を自動化することで、膨大な時間を節約し、生産性を向上させることができます。

Jiraの初心者向けに特化した Jira Essentials コース をご用意しています。基本を短時間でマスターしたい方に最適なコースです。ぜひご参加ください！