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リモートで効果的な日常業務に取り組むための11のヒント

毎日のスタンドアップは、日々の計画を洗練させ、問題が発生したらすぐに対処できるため、チームにとって最も重要なミーティングです。また、全員を同じ見解を持ち、業務に関与し続ける素晴らしい方法でもあります。
問題は、リモート環境では多くのチームが毎日のミーティングの習慣を維持するのに苦労していることです。チームが異なるタイムゾーンのメンバーで構成されている場合、それはさらに困難となります。しかし、リモートワークは新しい現実になっています。多くの人々が完全なリモートワークに移行し、多くの企業がオフィススペースを縮小しています。では、リモートチームで日々のスタンドアップを適切に行い、その目的を果たすようにするにはどうすればよいでしょうか?ここにいくつかのヒントを紹介します。

#1 カメラはオン、マイクはオフ

通信状況が良くないため、または授乳中などの理由でビデオをオンにできない状況もあるかもしれませんが、一般的なルールとしては常にカメラをオンにすべきです。それはたった15分であり、仕事の一部です。通常、オフィスにいるときは、他の人の前で立って服を着ています。おそらく、顔パックをしていたり、シミのついたTシャツを着ていることはないでしょうから、スタンドアップにカメラで映る準備をしてください(ズボンは任意です)。
他の人を見ることができないと、人々は孤立感と無関心を感じますが、同僚からのうなずきは大きな意味を持ち、モチベーションを大きく高めるのに役立ちます。
マイクについては逆です - 残念ながら、常に周りの騒音をコントロールすることはできません。ダース・ベイダーのように息をする小さな犬を飼っている私は、話していないときは常にミュートに設定しています。人々にマイクをミュートするように頼む(またはZoomのようなツールで代わりにミュートする)のは全く問題ありません。なぜなら、彼らが自分の環境の音が他の通話参加者にどのように影響するかを常に認識しているわけではないからです。

#2 みんなが発言する

スタンドアップの古典的な手順に従ってください:全員が、昨日取り組んできたこと、今日取り組む予定のこと、直面している障害について発言します。発言した人が次の人を指名するか、ファシリテーターが総当りで参加者に一人ずつ順番に尋ねます。
ここでの問題点は、人によっては他の人よりも口が達者なために他のチームメンバーが、抱えている問題を持ち出すのをためらうことがあるということです。物理的に同じ場所にいるときは、事はもっと簡単です - 非言語的な手がかりに気づき、彼らに話を促すか、彼らがスタンドアップの後に別のチームメンバーに一対一で接近し、助けを求めるかもしれません。リモートでは、それを行う機会が少ないので、全てのチームメンバーに発言を促し、直面している問題を共有するように促した方がよいでしょう。

#3 ファシリテーターを回す

同じ方法でスタンドアップをしばらく行っていると、かなり退屈になりがちですので、少し楽しみを取り戻しましょう。ファシリテーターを交代することで、新しいエネルギーがもたらされ、チームは異なるスタンドアップスタイルを体験します。すべてがうまくいくとは限らないし、ファシリテーターによっては他の人よりも優れている人もいるだろうが、何が機能し何が機能しないかを学ぶ素晴らしい機会がたくさんあります。
もう一つの選択肢は、ファシリテーターなしでスタンドアップを行うことです。各人が次の人を指名し、最後の人が次のスタンドアップを始める人を名前で呼びます。これは成熟したチームに適しています。ファシリテーターのもう一つの役割は問題が対処されることを確認することなので、チームが集団でそれを行うことができる限り、ファシリテーターなしのスタンドアップも試してみると良いでしょう。

#4 時差に対応する

スタンドアップは1日の最初のミーティングであるべきだという考えに私たちは慣れています(少なくとも、最後のミーティングであるべきです)。通常、あなたは1日を2つに分けたくないでしょうし、昨日(または今日)に何をしたかを振り返り、今日(または夜のスタンドアップの場合は明日)に何をするかをまとめる方がはるかに簡単です。
時差を考慮すると、事はより複雑になります。しばしば、誰にとっても都合の良い唯一の時間は1日の真ん中か、もっと悪いことには夜遅くや朝早くになります。私は異なる時間帯で異なるチームと交流するために2回のスタンドアップを行うチームを見たことがあります。これは非常に悪い習慣だと思います。ここで最も重要なのはチームが繋がりを保つことであり、POが橋渡し役として頼られるべきではありません。ですので、全員のスケジュールに合うように時間を調整してください。大したことはありません!ただ、「昨日何をしましたか?」から「前回のスタンドアップ以降に何をしましたか?」に質問を変更してください。
もし全員にとって機能する時間帯がひどいものである場合(東京と東海岸の両方に合うものを見つけようとしてみてください!)、私は通常、時間帯のローテーションを推奨します(チームの異なる部分が異なる日に苦労します)を推奨します。しかし、これは一般的に持続可能ではありませんので、チームを分割したり再編成したりする価値があるかもしれません。もちろん、労働時間をシフトするという選択肢もありますが、私はあまり好きではなく、それが健全であるとは思いません。

#5 毎回同じリンクを使用する

このアドバイスはとても単純に聞こえるかもしれませんが、招待状を送るのを忘れたり、リンクを更新したり、誤って招待状を削除したりしたために、複数のスタンドアップが欠席されたのを目の当たりにしました。Zoom、Teams、または使用している他のツール用に1つのリンクを作成し、全てのチームメンバーがアクセスできる共有リソースのどこかに保管してください。シンプルであればあるほど、人々がそれを忘れたり、物事を台無しにする可能性は低くなります。

#6 未処理の事項を見る

私たちが集まってホワイトボードに付箋を付けていた時代は過ぎ去りました。しかし、多くの人々は視覚的な思考家であり、何か視覚的な参照が必要ですので、日常使用しているJira、Trello、または他のツールの画面を共有し、完了した作業とToDoを議論するときに過去のログを参照してください。ただし、スタンドアップがチケットの完了/未完了の議論にならないようにしてください。主な目的は常に短期的な優先事項を一致させ、すべての障害物や問題にタイムリーに対処できるようにすることです。

#7 混合チームでは、全員がリモートであるかのように振る舞う

チームメンバーが1人でもリモートで参加している場合、全員がリモートであるかのようにスタンドアップを行います。つまり、全員が同じ部屋にいても、各チームメンバーはそれぞれ自分のコンピューターから参加します(ハウリングを避けるためにマイクをミュートにし、音をオフにすることを忘れないでください)。マイクと音をオンにしている人が話す人です。
チームの一部が会議室に座っていると、彼らはリモートの同僚を無視してお互いに話をする傾向があり、または関与しなくなります。全員がカメラに映っていると、それが起こりにくくなり、またリモートのチームメンバーが発言していることをよりよく聞くことができます。

#8 スタンドアップを欠席した場合は最新情報を共有する

スタンドアップは欠席してはいけません。しかし、時には私たち全員が家族の緊急事態に遭遇したり、アラーム時計やカレンダーの通知を見逃したり、歯医者に行く必要があったりします。オフィス環境では、人々は自然にお互いを見てつながり、最新情報が共有されやすいです。しかし、バーチャルな環境では、同僚から2、3日連絡がないことを忘れてしまいがちです。そのため、スタンドアップの欠席に関する規範をチームで確立することが重要です。例えば「スタンドアップを欠席した場合、スタンドアップで使用するのと同じフォーマットで最新情報をまとめ(昨日何をしたか、今日何をする予定か、障害物は何か)仕事に戻った瞬間にSlackの#team-channelに投稿する」というのが一般的です。それを調整することもできますし、もちろん他のツールやフォーマットでも構いませんが、チームが最新情報を共有することが重要です。

#9 アイスブレーカーを使用する

人々は、スタンドアップに価値を見出せないか、スタンドアップが退屈になると参加をやめることがよくあります。スタンドアップをスタンドアップコメディに変えることを提案しているわけではありません(ダジャレを意図しています)。しかし、いくつかの楽しい要素を加えることは決して悪い考えではありません。スタンダップを始めるにあたって、簡単なアイスブレーカー的なアクティビティを試してみるのもいいかもしれません。これらのアクティビティは週ごと、または月ごとに回すことができますが、ほとんどの場合、アクティビティを行う人に翌日の誰かを指名してもらうことが最も簡単なアプローチです。スタンドアップはたった15分ですので、アイスブレーカーは最大2~3分に抑えるようにしましょう。
以下がスタンドアップを開始するためのアクティビティのいくつかのアイデアです。
・今日のジョーク(事前にルールを決めておく - 汚い言葉は使わない、政治的な話はしないなど)
・今日学んだこと(興味深い事実やトリビアを共有する)
・今日のインスピレーション(あなたをインスパイアした名言やエピソードを共有する)
・個人的なライフハック
・おすすめの本/ポッドキャスト/映画/シリーズ

#10 行動項目を生成する

スタンドアップは、チームが問題をその場で解決するためのものであり、単なる状況報告ではありません。だから、問題が提起されたときはいつでも、それに対して何かが行われていることを確認してください。その場で解決する必要はないが(何しろ15分しかないのだから!)、何かアクションを起こす必要があります。行動とは:
・未処理事項の項目の追加
・別途電話をかけるか、メールを送ることに同意する
・オーナーの割り当て
・適切な利害関係者にクイックメモやチャットメッセージを送る

#11 仮想背景の力を発揮する

楽しさについて言えば、多くのプラットフォームでは仮想背景を使用できます。チームの全員がそれを利用できる場合(通信状況が悪い人や古いコンピューターを使用している人を除外したくありません!)、時々仮想背景で楽しむことができます。たとえば、金曜日には誰もが見つけることができる最も馬鹿げた背景を設定します。または、毎週水曜日に背景を調整してグループ写真を撮ります。
それはスタンドアップの主な目的から人々を逸らすほどの時間を取るべきではありませんが、少しの笑いがグループワークを改善し、スタンドアップに再び興奮をもたらすのに役立ちます。