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振り返りを成功させるための 6 つのヒント

振り返りはアジャイルチームにとって重要な会議であり、問​​題を明らかにして解決し、継続的な改善につなげることを目的としています。一般的に、振り返りにはいくつかの種類があります。定期的な振り返りは、チームが定期的に方法を確認して調整できるようにするためのアジャイルの儀式の一部です。事後の振り返りは、大きな挫折やプロジェクトの終了後にそこから学ぶために行われます。そして時にはチームが事前検証の振り返りを行うこともあります。これは事後分析に似ていますが、プロジェクトの開始前に行われます。ここでの目的は、プロジェクトが失敗したと仮定して、何がうまくいかないのかを解明することです。タイプに関係なく、主な目標は常に間違いから学び、将来的により良くする方法を見つけることです。
この投稿では、1 回限りの振り返りであっても定期的な会議であっても、良いふりかえりを実施するためのヒントをいくつか紹介します。さあ、始めましょう!

ヒント #1: 目的を明確にする

多くの場合、チームまたは個々のメンバーが会議の目的と会議での役割について不明確な場合、振り返りはうまくいきません。振り返りが、解決策が魔法のように現れることを期待して、不満をぶつけるためのセッションになってしまうと、その効果が失われる可能性があります。これを回避するには、チームのプロセスを改善するためのアクションを特定して優先順位を付けるという明確な目標を設定することが重要です。この目標は、会議の手順と全員の役割の明確な概要とともに、明確に伝達される必要があります。チームの運営を強化する責任は各チームメンバーにあることを各チームメンバーが認識することが重要です。他の人が問題を解決するのを待つのではなく積極的に問題を発見し、解決に貢献する必要があります。このアプローチにより、振り返りが生産的で具体的な改善に焦点を当てたものになります。

ヒント #2: 雰囲気を整える

振り返りに適切な雰囲気を作り出すことは、会議自体と同じくらい重要です。チームメンバーが通常のタスクからこの反省の場に移行するときの彼らの考え方を理解することが重要です。これを想像してみてください。チームメンバーは、ほんの数分前までコーディング、顧客からの緊張した電話への対応、または連続した会議の管理に夢中になっていました。さて彼らは突然付箋が貼られた部屋に来て、何がうまくいったのか、何が間違っていたのかを正確に指摘するように求められました。彼らが圧倒されたり、少し抵抗を感じたりするのは自然なことです。
振り返りをスムーズに進めるために、私は多くの場合、最後のスプリント、特定のプロジェクト、イベントなど当面のトピックについてのカジュアルな会話から始めます。このチャットは、重要なマイルストーン、成果、または注目すべき出来事について思い出を呼び起こすことを目的としています。場合によっては、視覚的なタイムラインを作成すると非常に役立ちます。これは全員を議論の文脈に引き込み、より焦点を絞った有意義な考察の準備を整えるのに役立ちます。また、振り返りの期間を明確に定義することによって全員の貢献が調整され、レビュー対象の期間に関連していることを確認することも重要です。このアプローチは、チームの考え方を日々のタスクの忙しさから、より思慮深く生産的な振り返りモードに切り替えるのに役立ちます。

ヒント #3: プライミングを避ける

プライミングとは、最初の刺激がしばしば意識することなく、人のその後の反応に影響を与えるという心理学的概念です。たとえば、すぐに 5 つの白い物体を挙げて、牛が何を飲むか尋ねると、前の質問の文脈に影響されて衝動的に「牛乳」と答えるかもしれません。このタイプのプライミングは、特にほとんど考えられていない場合に応答を大幅に歪め、特定のタイプの答えに誘導する可能性があります。
この概念は、振り返りを行う際に考慮することが非常に重要です。朝の渋滞や故障したコーヒーマシンについて不平を言いながら振り返りを始めるところを想像してみてください。これにより、チームメンバーが自分のコントロールの及ばない要因に関する苦情に集中するよう意図せずに奨励するような雰囲気が醸成される可能性があります。発散はカタルシスをもたらす可能性がありますが、振り返りを成功させるには、チームの変化と改善の力の中にある側面に集中する建設的な考え方が必要です。
このため、私は振り返りボードで使用される言葉遣いに特に注意を払っています。 「悪い」、「悲しい」、「不幸」などの言葉は、誤って感情のパンドラの箱を開けてしまい、生産的な振り返りよりもセラピーセッションに適した議論につながる可能性があります。代わりに、「何がうまくいきましたか」、「何がうまくいかなかったのか」、「何が改善できるでしょうか?」など、中立的でありながら直接的なプロンプトを使用することを好みます。このアプローチにより、チームメンバーは建設的に考えて実用的な洞察に集中することができ、非生産的な発散を避け、目に見える改善に向けて振り返りを軌道に乗せることができます。

ヒント #4: アイデアを集める

ほとんどの振り返りの最初の段階では、通常、無言のブレーンストーミングセッションが行われ、チームメンバーは自分の考えをポストイットに書き留めたり、オンラインツールに入力したりします。この方法は、すべてのチームメンバーが平等に貢献する機会を確保し、チームのプロセスに対する当事者意識と責任感を育むために、意図的に選択されています。
ファシリテーターにとっては、このステップをスキップしてグループディスカッションに直接入りたくなるかもしれませんが、このアプローチではいくつかの問題が発生する可能性があります。まず、一部のチームメンバー、特に内向的なメンバーが、より積極的に発言する参加者によって影が薄くなっていると感じて貴重な洞察を保留する可能性があります。第二に、一部のメンバーが会話を支配し、自分の意見を他のメンバーに押し付ける状況につながる可能性があります。そしておそらく最も問題なのは、一部のチームメンバーが完全に議論から離れてしまい、仕事や電話などの気晴らしに気を取られてしまう可能性があることです。
一方、無言のブレーンストーミングのアプローチでは、全員の声が確実に聞かれ、尊重されます。会話が少数の人によって独占されるのを防ぎ、より民主的で包括的な環境を促進します。これは、各メンバーが自分の意見が重要であり、チームの継続的な改善に大きく貢献できると感じる協力的なチーム文化を構築する上での鍵となります。

ヒント #5: 実行項目を作成する

提案された改善案を精査し、チーム メンバーによって特定された問題を分析するとき、これらの議論を実行項目に変換することが重要です。私は通常、セッションを主導する際に、これらの実行項目の記録を手伝ってくれるチームメンバーの協力を得ることが役立つと感じています。議論段階の目標は、考えられるアクションの包括的なリストを作成することです。これらすべてがチームのバックログに入るわけではありませんが、後で効果的に優先順位を付けるためには、幅広い選択肢から選択できることが重要です。
実行項目は必ずしもすぐに明らかになるわけではないことに注意してください。多くの場合、提案された改善案はチームの責任や影響力の範囲外に見えるかもしれません。ここで、ファシリテーターとしての役割が重要になります。 「これについて何ができるでしょうか?」などの質問をチームに継続的に促します。問題が自分で制御できないように見える状況であっても、通常はプラスの影響を与える方法があります。これには、適切な担当者や部門との会話を開始したり、チームの課題を軽減するための創造的な回避策を考案したりすることが含まれる場合があります。この積極的な考え方に向けてチームを一貫して導くことで、振り返りが単なるディスカッションで終わるのではなく、チームの作業環境とプロセスを真に改善できる実行可能なステップにつながるようにすることができます。

ヒント #6: 優先順位を付けて確認する

明確に定義されてチームが合意した実行項目のリストがない振り返りは、率直に言って機会を逃すことになります。したがって、各振り返りの最後に時間を割り当てて、潜在的なアクションのリストを確認し、それらに優先順位を付け、どれをチームのバックログに追加するかを決定し、各項目の責任を割り当てることが重要です。各実行項目には、期待される明確な結果とその価値と解決を目指す具体的な問題を説明する根拠が含まれている必要があります。
理想的には、これらの選択された実行項目は、チームのバックログに直接統合される必要があります。それが不可能な場合、またはチームが別のアプローチを希望する場合は、これらのアクションを振り返りボードで追跡できます。ただしこの場合、その後の振り返りでこれらの項目を再検討し、進捗状況を監視し、新たな課題に取り組むことが重要になります。
1 回限りの事後検証 (または事前検証) の振り返りの場合、アプローチは少し変わります。ここでの目標は、学んだすべての教訓、合意されたアクション項目、およびその後のステップの概要をまとめた文書を編集することです。この文書は、組織内のすべての関係者と共有する必要があります。これにより、振り返りからの洞察とコミットメントが会議室を超えて広がり、より広範な組織の文脈に組み込まれ、有意義な変化を推進できるようになります。
まとめとして、効果的な振り返りは単なる会議ではありません。それらは、アジャイルチーム内の継続的な改善の触媒となります。目的を明確にし、適切な場面を設定し、プライミングは避け、アイデアを慎重に収集し、実行可能なアイテムを作成し、これらのアクションに優先順位を付けてレビューすることで、振り返りは日常的な集まりからチームの成長と発展のための強力なツールに変わります。重要なのは、これらの会議が単なる議論の場ではなく、チームがプロセスを強化するために実行できる具体的なステップにつながるようにすることです。振り返りの真の価値は、それによって引き起こされる実行可能な変化にあり、積極的で協力的なチーム文化を育むことにあることを忘れないでください。
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