工数見積もりを使ってはいけない6つの理由

まずは、そもそも作業見積もりが必要な理由から考えてみましょう。従来のプロジェクト管理では、それはかなり明確でした。基礎工事に10日かかり、その後の壁や屋根の建設に15日、水道や電気工事にさらに5日かかり、建設開始から30日後には内装作業を開始できると仮定します。この計画方法では、資源が適切なタイミングで到着するように手配し、全体像を把握するのに役立ちます。この計画を立てる建設会社は通常、作業の各段階とそれを完了するために必要な人数についてかなり正確な見積もりを持っています。基礎にコンクリートを流し込むために5人が必要かもしれませんが、照明器具や水道工事には2人だけが作業するかもしれません。

工数（工数日や工数週と同様）の概念は、このプロジェクト管理の世界から来ていますが、さらに一歩進んでいます。ある作業を完了するのに5人（あるいは、私はむしろ5人の人々と言いたいですが）が1時間働く必要がある場合、それは1人が5時間働くことで同様に完了する可能性があると教えてくれます。

紙の上では美しく見え、いくつかの興味深い計算を可能にします。例えば、工数200と見積もられたプロジェクトは、4人で50時間以内に完了することができます。または、もう1人を追加して、わずか40時間で完了させることができます、やった！もし、プロジェクト管理の三角形 - 範囲、予算、スケジュール - を扱ったことがあれば、それらが相互に関連していて、三角形の一辺の変化が少なくとももう一辺に影響を与えることを知っているでしょう。範囲を増やすと、プロジェクトが遅れるか、予算が制御不能になります。表面上、工数は予算とスケジュールを操作し、トレードオフを非常に明確にすることを可能にするように見えます。

残念ながら、現実の世界ではそうはいきません。その理由がここにあります。

作業項目には、何人が取り組んでいても一定の期間がかかるものがあります。コンクリートは固まる必要があり、水は沸騰する必要があり、コードはコンパイルする必要があります。すべてのことを人々がコントロールできるわけではなく、あるタスクをより早く競争させることを期待してより多くのリソースを投入することは、巨大な無駄につながる可能性があります。生産性がある点まで増加してから減少を始めるケースがあります。私がネイルをしてもらう時、もう一人を追加して両手を並行して作業させるとスピードアップしますが、三人目が加わると、他の二人の効率的な作業を妨げるだけです。

チームに先輩と後輩の人材がいて、似たようなタスクに取り組んでいるとしましょう。彼らの工数は同じでしょうか？おそらく違います。先輩の人が20分でできることが、後輩の誰かには1時間以上かかるかもしれません。では、あなたは作業見積もりを誰に基づいて行うのでしょうか？先輩に基づいて行うと、あまりにも楽観的になり、非現実的なスケジュールを設定してチームをすぐに燃え尽きさせます。後輩に基づいて行うと、非常に保守的な目標と退屈なチームになるかもしれません。もちろん、作業を事前に割り当てて、各人に自分の部分の見積もりを求めることもできますが、それはチーム内の緊張を生み出します。

プロジェクトの重要な道筋を特定し、特定のリソースがいつまでに必要になるかを計算する必要がある場合があるのは理解できます。しかし、本当に過去のデータを使用できるでしょうか？残念ながら、ほとんどの場合、答えはノーです。確かに、チームが働いた時間と、それに相当する工数の作業を完了した量を計算することはできます。しかし、次の期間にこの数字が減少または増加した場合、それは彼らがより生産的であった（またはそうでなかった）ことを意味しますか？それは、彼らがより多くを達成した、または単に長時間働いたことを意味しますか？残念ながら、工数の見積もりではこれらの質問に答えることができません。

人間は、将来についての予測を立てるのが非常に苦手です。私たちは過度に楽観的になりがちです（最後に新しいスポーツ用品を購入した時を思い出してください？）同時に、仕事で燃え尽きないように自己保護し、見積もりにバッファを追加しがちです。その結果、見積もりは場所によって大きく異なります。さらに、私たちは通常、リスクや予期せぬイベントを考慮に入れません。何か予期せぬことが起こったらどうしますか？メアリーが3日間の病気休暇を取る場合、ジョーがトリッキーな技術問題を解決するためにカスタマーサポートを手伝う必要がある場合はどうでしょうか？時間ベースの見積もりは小さな作業項目には機能するかもしれませんが、作業項目が大きくなればなるほど、私たちの正確さは低下します。また、ほとんどの場合、作業にかかる時間を増減させる可能性のある不確実性に直面しています。新しい業者が私たちが導入する変更をサポートできない場合はどうしますか？または、新しいデザインが顧客に合わない場合、やり直さなければならない場合はどうでしょうか？

時間ベースの見積もりは、正確であるように設計されています。しかし、それは見積もりに多くの費用が発生し、人々が互いの数字を疑問視し、見積もりをめぐって多くの時間を議論することになります。通常、作業見積もりプロセスは非常に価値があります。なぜなら、それは私たちが未知数を減らし、同じページに乗るのを助けるからです。作業の範囲について人々が意見が合わない場合、それはしばしば作業の範囲が不十分に定義されているか、理解にいくつかの食い違いがあることを示します。しかし、作業項目が35時間か36時間かを決定するために戦うことは、費やされた時間に値しません。54時間になるかもしれません - 作業項目が大きくなればなるほど、チームにとってより多くの驚きをもたらす傾向があります。

タックマンのチーム開発の段階について聞いたことがありますか？さて、簡単に説明しましょう。ブルース・タックマンという有名なアメリカの心理学研究者によると、各チームは生産的になる前に三つの段階を経る必要があります。最初は形成で、みんなが初めて集まり、新しいチームや新しいプロジェクトについて本当に興奮しています。次に嵐があり、人々がお互いの作業スタイルについて学び、物事が荒れ始めます。個人的な対立、権力闘争、誤解や誤認はこの段階では非常に一般的です。最後に、規範化があり、チームメンバーが自分たちの違いを克服し、一緒にうまく遊び、おもちゃを共有するための規範を作り出します。それは公式でも公式でなくても構いませんが、時間が経つにつれて、誰もが効率的にチームメンバーと協力する方法をただ理解し始めます。なぜ私たちは気にするのでしょうか？なぜなら、チームがこれらの三つの段階を経た後にのみ実行段階に到達するからです（それにはしばらく時間がかかるかもしれません）、そして新しいチームメンバーを追加することは、実質的に新しいチームを始めるようなものです - あなたはこれらの段階を再び経る必要があります！したがって、工数の見積もりは、私たちが常にただもう一人を追加して生産性を上げることができるという誤謬につながりますが、それはそうではありません。代わりに、あなたのチームはおそらく遅くなり、実行段階に再び到達するまで効率が低下します。

ストーリーポイントがすべての作業見積もり問題の万能薬であるとは言いません（そう言いたいほどですが！）、相対的な見積もりを使用することは常に良いアイデアです。つまり、時間ではなく、作業項目のサイズを見積もり、他の作業項目と比較するということです。サイズには、それに費やす必要がある時間、複雑さ、不確実性、リスクが含まれます。そして、項目の絶対的なサイズを推測しようとする代わりに、多くの想像上のバケットのうちの一つにそれを配置します。ストーリーポイントの場合、私たちは修正フィボナッチスケール - 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100 を使用しますが、Tシャツサイズ（XS, S, M, L, XL）やもっと創造的なもの、例えば動物（カエル、犬、馬、象、クジラ）やビールについてどうでしょう？作業をパイント、ピッチャー、バレルで測定すれば、チームの士気が上がること間違いなしです！