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良いフィードバックをするために必要な7つのルール

職業生活において、フィードバックを与えたり受けたりするときほど苦労する場面はないでしょう。自分の考えを表現したり、批判的なフィードバックをしたりするのが難しい人もいれば、すべてのフィードバックを個人的に受け取りすぎて、すぐに動揺してしまう人もいます。
しかし、フィードバックは私たちの職業生活の成長と発展、そしてチームの雰囲気にとって重要であるため、誰の感情も傷つけずにそれを伝える方法を学び、フィードバックを個人的な発展のために利用することが本当に重要です。
今日はフィードバックを与えるプロセスを見てみたいと思います。あなたの役割がマネージャーであろうと、チームメンバーであろうと、コーチであろうと、フィードバックを与えることが苦手なら、特に以下のヒントが役立つはずです。

  1. フィードバックを与える理由を理解してください

もしあなたがフィードバックを与える唯一の目的が、自分が彼らにどれだけイライラしているかを伝えることだとしたら、決してそれをしないでくださいと約束してください。それは逆効果であり、長期間にわたる対立を生み出し、いつかあなたにとって仇となります。
私の意見では、私たちは人々の成長を支援することに焦点を当ててフィードバックを提供すべきです。肯定的なフィードバックは、同僚に彼らがうまくやっていることを続けるよう励ますことに焦点を当てるべきで、否定的なフィードバック(私はこの言葉が好きではなく、通常は「建設的」と好んでいます)も、彼らがどのように行動を変え、より良く事を遂げることができるかを理解するのに役立ちます。
組織内でのあなたの役割や同僚との関係に関わらず、上から目線にならず、彼らに教えるようなことはしないでください。あなたがカルト集団のリーダーややる気を起こさせるスピーカーで、他の全員が盲目的にあなたを追っているのでなければ、この種のフィードバックはうまくいかないでしょう。

2.人々は最善の意図で行動していると考える

もちろん、この世界には悪役やサイコパスがいますが、圧倒的多数の人々は善良であろうと努力しています。彼らは他人を苛立たせたり、失望させたり、大混乱を引き起こしたりすることを望んでいません。彼らは、持っている知識、スキル、経験、リソースを使って最善を尽くしています。あなたの同僚は仕事が初めてかもしれませんし、赤ちゃんが産まれて眠れない夜で疲れているかもしれませんし、臨床的なうつ病を抱えているかもしれず、これらの要因はもちろん彼らの行動に影響を与えます。しかし、彼らがあなたの評判を損なおうとしたり、プロジェクトを妨害しようとしているわけではなく、単にミスを犯したり、考えなしに何かを言ったりしただけである可能性が高いです
ですから、フィードバックを与えるときは(たとえあなたが誰かの行動に極端にイライラしていたとしても)、彼らが最善を尽くしたが何らかの理由で失敗したと仮定してください。あなたの目標は、彼らを叱ることや彼らが悪い理由を説明することではなく、同じミスを繰り返さないように助けることです。人々は善良です(少なくとも、そうありたいと努力しています) - これを信じることは、人生をずっと簡単にします、信じてください!

3.肯定的な文の中に否定的な文を挟むことを避ける

批判的なフィードバックを提供する必要があるが、「優しく」ありたいと思う場合、最初の直感は通常、いくつかの肯定的なコメントでフィードバックを包むことです。「あなたは素晴らしいチームプレイヤーです!しかし今、四半期の販売成績がひどく、これが続くと解雇されるかもしれません。でも、あなたはお菓子作りの才能がとてもあります - 先週持ってきたケーキは素晴らしかったです、レシピを教えてくれませんか?」
ええ、これは少し誇張されているかもしれませんが、アイデアはわかりますよね。悪いニュースをいくつかの過度に肯定的なコメントの間に挟むと、くだらないサンドイッチのような文章となってしまいます。人々は偽物の匂いと味を感じ取り、誰もそれを好みません。あなたの相手は、あなたを良い人とは思わないでしょう。彼らは、パフォーマンスについて正直に話すだけの度胸もない、ろくでなしだと思うでしょう。
だからと言って肯定的なフィードバックと否定的なフィードバックを1つの議論で組み合わせるべきではないという意味ではありませんが、肯定的なフィードバックを使って会話の本当の目的を偽装しないでください。

4.例を用いる

フィードバックの性質に関わらず、できるだけ具体的にしてください。一般化すると、フィードバックを受ける人が自身で考えて結論を出すのが難しくなります。「いつも不平を言っている」と言うと、どのような反応が返ってくると思いますか?たぶん、その人は自分が不平を言っていなかった時を思い出し、それを自己防衛に利用するでしょう。
私たちが一番避けたいのはケンカに巻き込まれることであり、一方が防衛に回った瞬間にケンカになってしまいます。「ねえ、最後の振り返りでボブがチーム全体の前であなたを助けてくれなかったと文句を言ったことを覚えていますか?私はそれがチーム内で敵対的な環境を作り出した可能性があると感じています。次回は、自分の仕事量を皆に説明し、優先順位付けのエクササイズに参加させて、必要な助けを得るところから始めてはどうでしょうか?」この例はその人が自分の行動について反省するのに十分に具体的であり、行動を変えるための後押しも優しいため、防御的な態度になりにくいです。彼らがすべての会議で文句を言っていたとしても、一つの具体的な例を挙げてそれを使う方が、一般化するよりもはるかに力強いです。

5.人の資質を決めつけず、行動に焦点を当てる

誰かがあなたを「愚かだ」と呼んだらどう感じますか?それはあなたが学位を取得する方法を探したり、もっと本を読んだり、何か専門的なコースに登録したりするようにはならないでしょう。どちらかといえば、あなたは怒り、悲しみ、その人にイライラするでしょう。信じてもらえないかもしれませんが、他の資質にも同じことが言えます。誰かを怠けている、関心がない、無礼だ、声が大きいなどと呼ぶと、彼らは怒り、あなたのフィードバックを無視し、おそらく一生あなたを嫌うでしょう。その属性があなたの頭の中で良いもののように聞こえるかもしれませんが、あなたの同僚によってはそうは受け取られない可能性があります。資質について発言することを避け、行動と影響、特にその行動があなたに与える影響に焦点を当ててください。
たとえば、誰かを無礼だと呼ぶ代わりに、先週あなたが部屋に入ったときに彼らがしたコメントと、それがあなたにどのような感じを与えたかについて話してください。自分の感情(または誰かの行動があなたに与えた影響)について話すとき、異論を唱えるのはほとんど不可能です。
考えてみてください。もしもあなたが私を「愚かだ」と呼び、今、私のすべての努力はあなたに対して「私は愚かではない」と証明しようとしていることに集中しているとします。そしてあなたが、「あなたが私のために準備した資料の間違いが、CEOにプレゼンテーションをしたときに多大な恥をかかせた」と言ったとしましょう。私はその恥をあなたから取り除くことはできず、あなたが間違っていると証明することもできません。その代わり(もし私がまともな人間なら)、あなたに共感し、その間違いを申し訳なく思うでしょう。これで、将来それを避ける方法について建設的な対話ができます - フィードバックが機能しました!

6. 振り返る余裕を与える

人々はしばしばあなたが与えたフィードバックに反対するでしょう。時には彼らが正しいかもしれませんし、彼らの視野が遮られ、現実の認識が適切でないかもしれません。あなたの目標が彼らを改善し成長をサポートすることであるなら、いくつかの点を明確にするか、質問をさせたりする必要があります。あなたのノートに書き留めたすべてを一度に伝えるのを急がないでください。代わりにメッセージを伝え、あなたの同僚があなたが話していることを理解していることを確認することに集中してください。間を取り、相手に質問をさせ、明確にしてください。
あなたが何を考えているかはわかっています。もし私が彼らに明確にするための余裕を与え始めたら、彼らはただ自己防衛を始め、私たちは争いになるでしょう。そして前のポイントに戻ります。相手の行動へのあなたの行動の認識、あなたの感情、あなたの反応について重要視してください。あなたの同僚がすべて正しく行ったかもしれませんが、彼らの行動の結果がいくつかの問題を引き起こしました - 彼らに何が欠けていたのか、どうすれば違ったことができたのかを彼らが理解することを助けてください。あなたを中心に(そして/またはチームの残りの部分に)会話を促せば争いになることはないことを約束します。最悪のシナリオでも、彼らはすべて正しく行ったと思って去るでしょうが、次回はあなたが再び怒らないように追加のメールを送る必要があるかもしれません。

7. 歓迎される限りアドバイスを与え、サポートを提供する。

つまり、私たちがフィードバックを与えるのは、人々がより良くなるのを助け、間違いを犯さないようにするためです。もしくは、肯定的なフィードバックの場合は、彼らが素晴らしい仕事をしていて、それを続けるべきだということを知ってもらいたいのです。私たちはまた、ほとんどの人が善意からフィードバックを行なっていることも知っています。
フィードバックを与える側としてのあなたの目標は、より良くなるために、あるいは同じ間違いを犯さないようにするために、具体的にどのように行動を変えればいいのかを理解させることです。指導をしたり、プロジェクトのサポートをしたり、新しいツールの使い方を教えたりといった手助けをすることもできるでしょう。しかしこれは、あなたのサポートが相手に歓迎される場合にのみ有効です。
もしあなたが上記のアドバイスに従ったなら、相手はもっとうまくなる方法や行動を変える方法に興味を持つ可能性が高いでしょう。しかし、あなたが相手を見下したり、罵倒したり(「お前はいつも怠け者だ!」)、フィードバックに具体性がなかったり、肯定的な文で否定的な文を挟もうとしたりした場合、相手は萎縮して黙り込み、早急にあなたから離れる方法に集中する可能性が高いと考えられます。そのようになれば次回はあなたのスタイルを調整する必要がありますが、ここでは何もできません。
我々は生き、我々は学びますが、フィードバックを与える概念はかなりシンプルであるにもかかわらず、それを実際の状況に適用するのは必ずしも簡単ではありません。他の人がフィードバックを与えているのを観察し、どのように違う方法で行なっているかを考え、フィードバックを与える人に共感してください(場合によっては、あなたのフィードバックに対してフィードバックを与えてもらうように頼むこともあります!)。毎回何かを学ぶことによって少しずつ上達していきます。